Важливою складовою роботи будь-якого користувача в медичній системі є пошук та ідентифікація пацієнта. Вміння правильно знайти та ідентифікувати потрібного пацієнта пришвидшує роботу та унеможливлює появу нештатних ситуацій (помилок) в роботі системи та користувача в цілому. Враховуючи те, що дані пацієнта в медичній системі реєструються та формуються в MedEir та eHealth, пошук та ідентифікацію пацієнта потрібно проводити у першу чергу в системі eHealth , а потім в системі MedEir (у випадку додаткової перевірки даних).

Доступ до пошуку пацієнта та інших функцій в системі eHealth мають лише спеціалісти, які зареєстровані на ЦК eHealth та здійснили Авторизацію (детально тут...).

Не всі з описаних нижче можливостей можуть бути використані при роботі з пошуком пацієнта в системі eHealth. В залежності від системних прав конкретного користувача, ті чи інші з перелічених далі в інструкції основних елементів управління реєстрами можуть бути відсутніми або недоступними (заблокованими).

Більш детально опис певних дій при різних варіантах результатів пошуку в системі eHealth (реєстрація, імпорт пацієнта та інше...) розглянуто в розділі Робота з "eHealth"" та інших розділах даної інструкції (зазначено в тексті інструкції).

Поля, назви яких містять зірочку (*) і символ   є обов'язковими для заповнення.

Для коректної роботи в системі MedEir та eHealth, необхідно попередньо ознайомитися з відповідними розділами Загальний опис елементів системи, Загальні реєстри, Персональні налаштування, Пошук та перехід до інформації та Робота з "eHealth".

Співробітники технічної підтримки МІС MedEir допомагають у випадку виникнення складностей при роботі з системою (за умови, що користувач попередньо ознайомився з відповідним матеріалом для роботи). До деяких функцій системи співробітники технічної підтримки не мають доступу (робота з eHealth доступна лише користувачам які зареєстровані на ЦК), тому для надання допомоги необхідний дистанційний доступ до ПК користувача (детально Навчальні матеріали та техпідтримка).

Завжди перевіряйте дані отриманого результату, використовуйте додаткові варіанти пошуку інформації для більшої впевненості в достовірності отриманих відомостей.

Невиконання рекомендацій, поданих у відповідних розділах "Інструкції користувача" може призвести до некоректної роботи системи та виникнення помилок при подальшій роботі. Також, в залежності від складності вирішення помилок та усунення їх наслідків, може знадобитися певний час, що в свою чергу, може позначитися на роботі як певного спеціаліста або групи, так і в цілому на роботі ЛЗ.

Всю відповідальність за проведення (або не проведення) пошуку пацієнта в системі та виконання (або не виконання) подальших дій пов'язаних з результатом пошуку бере на себе користувач, який виконав дану процедуру.

Ідентифікація пацієнта — це встановлення відомостей про пацієнта, з підтвердження достовірності цих відомостей використовуючи оригінали документів та (або) належним чином завірених копій.

Усі відомості або сукупність відомостей про пацієнта внесені до системи eHealth та MedEir (ПІБ, дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків, номер та серія паспорту або інших документів, що посвідчують особу, адреса проживання та інші дані, за якими можна ідентифікувати пацієнта) – є персональними даними пацієнта. Пошук та ідентифікація пацієнта в ЛЗ повинна проводитися лише за допомогою персональних даних для забезпечення правильного лікувального процесу або надання інших медичних послуг.

У випадку, якщо пошук пацієнта проводився не за паспортними даними, користувач зобов'язується провести додатковий пошук для достовірності знайденого або відсутнього запису в системі.

За відсутності позитивного результату є декілька варіантів виникнення даної ситуації:

• Пошукові дані повністю відсутні в системі (потрібно в цьому пересвідчитися).
• Помилка при проведенні пошуку (недостовірні/помилкові пошукові дані).
• Помилково або завідома попередньо внесені дані до системи (помилково - неуважність, завідома - ігнорування правил роботи з системою).

Будьте УВАЖНІ! При виявленні негативного результату пошуку (перед тим як виконувати будь-які дії з інформацією в системі) ОБОВ'ЯЗКОВО використати всі можливості пошуку та ідентифікації даних.

Тільки після проведення всіх дій можна переходити до корегування або внесення даних до системи.

Для проведення результативного пошуку та впевненості в правильності знайденого запису або його відсутності в системі, радимо використовувати всі варіанти пошуку. Для цього потрібно застосовувати будь-які комбінації даних пошуку.

Наприклад:

• Вносити не повністю прізвище пацієнта, ім'я у випадку, якщо написання даних параметрів пошуку є складним (на слух та написання є відмінності або є апостроф).
• Проводити пошук лише за датою народження, прізвищем та ім'ям.
• Проводити пошук за дівочим прізвищем для пацієнта жіночої статі (прізвище змінено при одруженні) або дитини.
• Всі комбінації даних пошуку залежать від певної ситуації. 

Дані пацієнта в певних випадках потрібно перевіряти не лише за даними таблиці результатів пошуку, але також за додатковими даними, що містяться в ЕК пацієнта. Для цього необхідно скористатися кнопкою відкрити .

В залежності від результатів пошуку, користувач повинен прийняти рішення про подальші дії в системі відносно пацієнта:

• у випадку не ідентифікації пацієнта, потрібно провести додатковий пошук та проаналізувати його результати;
• якщо результат пошуку є відмінним від пошукових даних пацієнта, потрібно внести зміни до ЕК, але за умови, що користувач впевнений в правильності знайденого запису пацієнта (проведено ідентифікацію за додатковими параметрами);
• за відсутності записів про пацієнта, вичерпання всіх варіантів пошуку та ідентифікації, створюється запис про пацієнта.

Створення нового запису про пацієнта повинно бути лише за персональними даними (детально Створення та робота з ЕК).

• Якщо пацієнта вже розподілено в палату та на ліжко або записано на прийом до лікаря через систему (пацієнта ідентифіковано в eHealth), потрібно обрати варіант пошуку за фільтром реєстру системи MedEir. Є два варіанти фільтрації, в залежності від того в якому саме реєстрі користувач працює: бокова панель фільтрації або фільтр колонок реєстру (Опис та робота з реєстрами).
• У випадку оформлення пацієнта на госпіталізацію або запису на прийом до лікаря, перший крок, який повинен виконати користувач ОБОВ'ЯЗКОВО провести пошук в системі eHealth. 
• Перед виписуванням пацієнта зі стаціонару або створенням консультації, також ОБОВ'ЯЗКОВО проводити пошук пацієнта в eHealth (спеціаліст, який проводить оформлення пацієнта в ЛЗ не виконує пошук пацієнта в eHealth, процес роботи системи не налаштовано в ЛЗ).

Отже, як бачимо вибір варіанту пошуку пацієнта залежить від певної ситуації (не налаштовано процес роботи) або певних дій користувача в системі (оформлення госпіталізації, пошук запису пацієнта на прийом до лікаря...), тому користувач обирає в залежності від ситуації та дій в системі варіант пошуку.

Пошук в eHealth є основним та пріоритетним пошуком пацієнта в медичній системі. Використовується на всіх етапах роботи користувача (залежить від ситуації).

Перед тим, як розпочати працювати з електронними медичними записами пацієнта (які потребують реєстрації даних в eHealth), необхідно перевірити його наявність та реєстрацію в системі eHealth (Пошук пацієнта в системі eHealth) та відсутність дублів (Пошук пацієнта в системі MedEir). Перевірку та ідентифікацію даних в системі бажано здійснювати за документами, що посвідчують особу пацієнта (персональні дані).

У випадку звернення пацієнта для отримання медичної послуги, потрібно провести його пошук в eHealth (скористатися спеціальною дією [Пошук пацієнта в системі "eHealth"]). Якщо пацієнта вже внесено до системи (тобто після звернення до ЛЗ було оформлено в системі належним чином та проведено пошук в eHealth), потрібно скористатися пошуком по MedEir: загальний пошук або пошук за фільтрацією (мал. 7).

Мал. 7 - Форма "Фільтрації" по колонках реєстру пошуку в MedEir 

Пошук та ідентифікація пацієнта в медичній системі є ОБОВ'ЯЗКОВИМИ, тому користувач ЗОБОВ'ЯЗАНИЙ здійснити їх перед тим, як продовжити подальшу роботу з пацієнтом в системі.