| Зміст | Призначення | Опис | Відео | |
| Робота з пошуком пацієнта в системі | Призначення пошуку, опис інструментів та алгоритму дій при проведенні пошуку пацієнта в системі. |
ВАЖЛИВО!
Важливою складовою роботи будь-якого користувача в медичній системі є пошук та ідентифікація пацієнта. Вміння правильно знайти та ідентифікувати потрібного пацієнта пришвидшує роботу та унеможливлює появу нештатних ситуацій (помилок) в роботі системи та користувача в цілому. Враховуючи те, що дані пацієнта в медичній системі реєструються та формуються в MedEir та eHealth, пошук та ідентифікацію пацієнта потрібно проводити у першу чергу в системі eHealth , а потім в системі MedEir (у випадку додаткової перевірки даних).
Доступ до пошуку пацієнта та інших функцій в системі eHealth мають лише спеціалісти, які зареєстровані на ЦК eHealth та здійснили Авторизацію (детально тут...).
Не всі з описаних нижче можливостей можуть бути використані при роботі з пошуком пацієнта в системі eHealth. В залежності від системних прав конкретного користувача, ті чи інші з перелічених далі в інструкції основних елементів управління реєстрами можуть бути відсутніми або недоступними (заблокованими).
Більш детально опис певних дій при різних варіантах результатів пошуку в системі eHealth (реєстрація, імпорт пацієнта та інше...) розглянуто в розділі Робота з "eHealth"" та інших розділах даної інструкції (зазначено в тексті інструкції).
Поля, назви яких містять зірочку (*) і символ 
є обов'язковими для заповнення.
Для коректної роботи в системі MedEir та eHealth, необхідно попередньо ознайомитися з відповідними розділами Загальний опис елементів системи, Загальні реєстри, Персональні налаштування, Пошук та перехід до інформації та Робота з "eHealth".
Співробітники технічної підтримки МІС MedEir допомагають у випадку виникнення складностей при роботі з системою (за умови, що користувач попередньо ознайомився з відповідним матеріалом для роботи). До деяких функцій системи співробітники технічної підтримки не мають доступу (робота з eHealth доступна лише користувачам які зареєстровані на ЦК), тому для надання допомоги необхідний дистанційний доступ до ПК користувача (детально Навчальні матеріали та техпідтримка).
УВАГА!
Завжди перевіряйте дані отриманого результату, використовуйте додаткові варіанти пошуку інформації для більшої впевненості в достовірності отриманих відомостей.
Невиконання рекомендацій, поданих у відповідних розділах "Інструкції користувача" може призвести до некоректної роботи системи та виникнення помилок при подальшій роботі. Також, в залежності від складності вирішення помилок та усунення їх наслідків, може знадобитися певний час, що в свою чергу, може позначитися на роботі як певного спеціаліста або групи, так і в цілому на роботі ЛЗ.
Всю відповідальність за проведення (або не проведення) пошуку пацієнта в системі та виконання (або не виконання) подальших дій пов'язаних з результатом пошуку бере на себе користувач, який виконав дану процедуру.
Пошук пацієнта та записів про нього в медичній системі
Пошук пацієнта або записів про нього в системі є базовою складовою роботи користувача.
- Створення запису на прийом.
- Створення госпіталізації (надходження/візит).
- Створення консультації.
- Виписування рецептів та інше
Всі наведені вище дії потребують проведення пошуку та ідентифікації пацієнта перед створенням або внесенням записів до системи.
ДО ВІДОМА:
Ідентифікація пацієнта — це встановлення відомостей про пацієнта, з підтвердження достовірності цих відомостей використовуючи оригінали документів та (або) належним чином завірених копій.
Усі відомості або сукупність відомостей про пацієнта внесені до системи eHealth та MedEir (ПІБ, дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків, номер та серія паспорту або інших документів, що посвідчують особу, адреса проживання та інші дані, за якими можна ідентифікувати пацієнта) – є персональними даними пацієнта. Пошук та ідентифікація пацієнта в ЛЗ повинна проводитися лише за допомогою персональних даних для забезпечення правильного лікувального процесу або надання інших медичних послуг.
Враховуючи те, що дані про пацієнта передаються до ЦК eHealth, пошук в системі потрібно проводити використовуючи функціонал eHealth. Більш детально про пошук пацієнта в системі eHealth розглянуто в розділі Інформація про ЛЗ ("eHealth") (Пошук пацієнта "eHealth"). Згідно викладеної інформації в інструкції Пошук та перехід до інформації алгоритм проведення пошуку представлено на мал. 1.
Мал. 1 - Алгоритм проведення пошуку пацієнта
Пошук пацієнта в системі
УВАГА!
У випадку, якщо пошук пацієнта проводився не за паспортними даними, користувач зобов'язується провести додатковий пошук для достовірності знайденого або відсутнього запису в системі.
ВАЖЛИВО!
За відсутності позитивного результату є декілька варіантів виникнення даної ситуації:
- Пошукові дані повністю відсутні в системі (потрібно в цьому пересвідчитися).
- Помилка при проведенні пошуку (недостовірні/помилкові пошукові дані).
- Помилково або завідома попередньо внесені дані до системи (помилково - неуважність, завідома - ігнорування правил роботи з системою).
Будьте УВАЖНІ! При виявленні негативного результату пошуку (перед тим як виконувати будь-які дії з інформацією в системі) ОБОВ'ЯЗКОВО використати всі можливості пошуку та ідентифікації даних.
Тільки після проведення всіх дій можна переходити до корегування або внесення даних до системи.
РЕКОМЕНДАЦІЇ:
Для проведення результативного пошуку та впевненості в правильності знайденого запису або його відсутності в системі, радимо використовувати всі варіанти пошуку. Для цього потрібно застосовувати будь-які комбінації даних пошуку.
Наприклад:
- Вносити не повністю прізвище пацієнта, ім'я у випадку, якщо написання даних параметрів пошуку є складним (на слух та написання є відмінності або є апостроф).
- Проводити пошук лише за датою народження, прізвищем та ім'ям.
- Проводити пошук за дівочим прізвищем для пацієнта жіночої статі (прізвище змінено при одруженні) або дитини.
- Всі комбінації даних пошуку залежать від певної ситуації.
Дані пацієнта в певних випадках потрібно перевіряти не лише за даними таблиці результатів пошуку, але також за додатковими даними, що містяться в ЕК пацієнта. Для цього необхідно скористатися кнопкою відкрити 
.
В залежності від результатів пошуку, користувач повинен прийняти рішення про подальші дії в системі відносно пацієнта:
- у випадку не ідентифікації пацієнта, потрібно провести додатковий пошук та проаналізувати його результати;
- якщо результат пошуку є відмінним від пошукових даних пацієнта, потрібно внести зміни до ЕК, але за умови, що користувач впевнений в правильності знайденого запису пацієнта (проведено ідентифікацію за додатковими параметрами);
- за відсутності записів про пацієнта, вичерпання всіх варіантів пошуку та ідентифікації, створюється запис про пацієнта.
Створення нового запису про пацієнта повинно бути лише за персональними даними (детально Створення та робота з ЕК).
Загальний алгоритму проведення пошуку пацієнта в системі:
- Відкрити модуль (детально про модуль системи, тут…) в якому знаходиться реєстр Пацієнти (мал.1, позначка [1]) на панелі навігації (детально про реєстр, тут…)
Мал. 2 - Реєстр Пацієнти
2. Обрати реєстр (мал. 2) у дереві навігації
3. Обрати спосіб пошуку пацієнта (мал. 1, позначка [2], [5]), в залежності від дій, що виконує користувач в системі (детально табл. 1, Пошук та перехід до інформації).
ВАЖЛИВО!
- Якщо пацієнта вже розподілено в палату та на ліжко або записано на прийом до лікаря через систему (пацієнта ідентифіковано в eHealth), потрібно обрати варіант пошуку за фільтром реєстру системи MedEir. Є два варіанти фільтрації, в залежності від того в якому саме реєстрі користувач працює: бокова панель фільтрації або фільтр колонок реєстру (Опис та робота з реєстрами).
- У випадку оформлення пацієнта на госпіталізацію або запису на прийом до лікаря, перший крок, який повинен виконати користувач ОБОВ'ЯЗКОВО провести пошук в системі eHealth.
- Перед виписуванням пацієнта зі стаціонару або створенням консультації, також ОБОВ'ЯЗКОВО проводити пошук пацієнта в eHealth (спеціаліст, який проводить оформлення пацієнта в ЛЗ не виконує пошук пацієнта в eHealth, процес роботи системи не налаштовано в ЛЗ).
Отже, як бачимо вибір варіанту пошуку пацієнта залежить від певної ситуації (не налаштовано процес роботи) або певних дій користувача в системі (оформлення госпіталізації, пошук запису пацієнта на прийом до лікаря...), тому користувач обирає в залежності від ситуації та дій в системі варіант пошуку.
Далі окремо розглянемо кожний з варіантів пошуку пацієнта в системі.
1) Пошук пацієнта в системі eHealth
Таблиця 1. Пошук eHealth
| Інструмент пошуку | Призначення | Умови використання | Про пошук |
|---|---|---|---|
| Через кнопку спеціальної дії [Пошук пацієнта в системі "eHealth"], реєстр Пацієнти, Приймальне відділення. | Ідентифікація та перевірка реєстрації пацієнта в системі eHealth. | Створення нового запису, оформлення лікування, внесення ЕМЗ про пацієнта, що потребує його ідентифікації та подальшої передачі даних до системи eHealth. | Детально опис інтерфейсу, алгоритму дій та рекомендації пошуку в інструкції Пошук пацієнта "eHealth". Перевірка реєстрації пацієнта в системі eHealth та наявність його картки в MedEir. Даний спосіб проводить пошук за внесеними даними в двох медичних системах (детально Пошук пацієнта "eHealth"). Заповнюємо форму пошуку (мал.3), поля з обов’язковими відмітками Завдання спеціаліста ЛЗ який проводить пошук пацієнта в eHealth знайти ПРАВИЛЬНИЙ запис. Тому для проведення пошуку, окрім обов'язкових полів, треба також вказувати наступні:
В певних випадках, потрібно додатково проводити пошук за полем "Номер телефону для зв'язку". Після внесеня потрібних пошукових даних, натискаємо кнопку [Пошук]
Мал. 3 - Форма пошуку в eHealth Для збільшення малюнку натисніть на ньому В залежності від ситуації (правильність пошукових даних, зареєстрованих даних пацієнта) система видасть варіанти пошуку (детально Пошук пацієнта "eHealth", табл. 3) Завжди перед виконанням будь-яких дій здійснюйте перевірку даних пацієнта. Перевірку персональних даних та ідентифікацію пацієнта потрібно ОБОВ'ЯЗКОВО проводити за паспортними даними. |
УВАГА!
Пошук в eHealth є основним та пріоритетним пошуком пацієнта в медичній системі. Використовується на всіх етапах роботи користувача (залежить від ситуації).
2) Пошук пацієнта в системі MedEir
Таблиця 2. Пошук MedEir
| Інструмент пошуку | Призначення | Умови використання | Про пошук |
|---|---|---|---|
| ЗАГАЛЬНИЙ ПОШУК ПАЦІЄНТА | |||
| Через кнопку спеціальної дії [Загальний пошук], реєстр Пацієнти. | Ідентифікація та перевірка на існування дублюючих записів пацієнта в системі MedEir. | Створення нового запису, оформлення лікування, внесення ЕМЗ про пацієнта, що потребує ідентифікацію пацієнта в системі MedEir | Даний пошук проводить перевірку по всій базі даних MedEir (в межах області). Після виконання спеціальної дії [Загальний пошук], з'явиться вікно пошуку. Дане вікно складається з секції "Пошук" (мал. 4, позначка [1]) та "Таблиці результатів пошуку" (мал. 4, позначка [3]).
Мал. 4 - Форма пошуку в MedEir Для збільшення малюнку натисніть на ньому Секція пошуку містить набір текстових полів з довільним вводом тексту або вибором списку із довідника/календеря дат, а також двох кнопок (мал. 4, позначка [2]) [Пошук] та [Очистити]. Кнопка очистити дозволяє провести очищення введених пошукових даних. Таблиця містить набір таких полів (мал. 5) (детально опис роботи з таблицями зазначено в інструкції Елементи управління інтерфейсу та Опис та робота з реєстрами).
Мал. 5 - Перелік полів форми "Загального пошуку" в MedEir Для збільшення малюнку натисніть на ньому Заповнюємо форму пошуку (мал. 4) поля з обов’язковими відмітками Натискаємо кнопку [Пошук] |
| ПОШУК ЗА БОКОВОЮ ПАНЕЛЬЮ "ФІЛЬТРАЦІЯ" | |||
| Через бокову панель Фільтрація, реєстр Пацієнти, ЕМК, Пацієнти мого відділення (детально Загальні реєстри). | Ідентифікація та перевірка на існування дублюючих записів пацієнта в системі MedEir. | Створення нового запису, оформлення лікування, внесення ЕМЗ про пацієнта, що потребує ідентифікацію пацієнта в системі MedEir | Даний пошук проводить перевірку по всій базі даних MedEir (в межах району обслуговування ЛЗ). Детально опис інтерфейсу в інструкції Опис та робота з реєстрами та Загальні реєстри.
Мал. 6 - Перелік полів форми "Загального пошуку" в MedEir Для збільшення малюнку натисніть на ньому
ВАЖЛИВО! Після пошуку пацієнта способом фільтрації через Форму фільтрації або Колонки реєстру, необхідно очистити фільтри, натиснувши кнопку [Очистити] (Форма фільтрації) або в нижньому правому кутку робочого поля кнопку |
Пошук електронних записів про пацієнта в системі
Електронні записи є невід'ємно пов'язаними із пацієнтом, тому при їх пошуку ідентифікація є важливим етапом роботи. Пошук записів розглянемо на прикладі ЕМК та Електронного направлення.
Для пошуку ЕМК пацієнта в системі MedEir, необхідно:
Обрати потрібний модуль на панелі навігації (Поліклініка, Стаціонар інше)
Обрати реєстр у дереві навігації.
Зайти в реєстр.
- Обрати один із способів пошуку пацієнта (детально табл. 1, Пошук та перехід до інформації).
ВАЖЛИВО!
Перед тим, як розпочати працювати з електронними медичними записами пацієнта (які потребують реєстрації даних в eHealth), необхідно перевірити його наявність та реєстрацію в системі eHealth (Пошук пацієнта в системі eHealth) та відсутність дублів (Пошук пацієнта в системі MedEir). Перевірку та ідентифікацію даних в системі бажано здійснювати за документами, що посвідчують особу пацієнта (персональні дані).
ДО ВІДОМА:
У випадку звернення пацієнта для отримання медичної послуги, потрібно провести його пошук в eHealth (скористатися спеціальною дією [Пошук пацієнта в системі "eHealth"]). Якщо пацієнта вже внесено до системи (тобто після звернення до ЛЗ було оформлено в системі належним чином та проведено пошук в eHealth), потрібно скористатися пошуком по MedEir: загальний пошук або пошук за фільтрацією (мал. 7).
Мал. 7 - Форма "Фільтрації" по колонках реєстру пошуку в MedEir
ВАЖЛИВО!
Після пошуку пацієнта способом фільтрації через Форму фільтрації або Колонки реєстру, необхідно очистити фільтри, натиснувши кнопку [Очистити] (Форма фільтрації) або в нижньому правому кутку робочого поля кнопку 
(Колонки реєстру).
5. Перевірити дані пошуку та ідентифікувати пацієнта.
6. Відкрити потрібну картку пацієнта або обрати запис в реєстрі.
Пошук електронного медичного направлення
УВАГА!
Пошук та ідентифікація пацієнта в медичній системі є ОБОВ'ЯЗКОВИМИ, тому користувач ЗОБОВ'ЯЗАНИЙ здійснити їх перед тим, як продовжити подальшу роботу з пацієнтом в системі.
Для пошуку електронного медичного направлення пацієнта в системі MedEir, необхідно (детально Пошук направлення ("eHealth")):
- Провести ідентифікацію пацієнта в системі eHealth (за допомогою пошуку).
- Обрати модуль системи на панелі навігації.
- Обрати реєстр у дереві навігації.
- Зайти в реєстр Направлення пацієнта.
4. Знайти кнопку спеціальної дії [Пошук направлення] 
5. У форму пошуку вносимо публічний номер направлення та натискаємо кнопку пошуку 
6. Далі система покаже результат пошуку. Якщо результат позитивний, переходимо до обробки направлення. У випадку негативного результату - необхідно виконати додаткові дії. Детально про пошук та варіанти пошуку в розділі Пошук направлення ("eHealth").
Ідентифікація пацієнта
Процес ідентифікації пацієнта полягає у перевірці персональних даних пацієнта, що звернувся до ЛЗ із даними в МІС (ЕК пацієнта в MedEir та даних реєстрації в eHealth) використовуючи оригінали документів та (або) належним чином завірених копій. Для того щоб виконати дану процедуру (перевірки) користувачу необхідно:
- Відкрити ЕК пацієнта в MedEir (за допомогою кнопки [Відкрити/Редагувати]
) та звірити дані. - В eHealth, якщо це:
- спеціаліст (користувач) ПМД потрібно перевірити Декларацію;
- спеціаліст закладу СМД - необхідно звірити данні які система eHealth надає в картці реєстрації/пошуку пацієнта.
У випадку неможливості правильно ідентифікувати пацієнта (відмінність, неспівпадіння, непевність у правильності даних) необхідно виконати один із сценаріїв наведених в табл. 3.
Таблиця 3. Сценарії дій при відсутності позитивного результату пошуку/ідентифікації
| № з/п | Варіанти сценарію | Зміст, дії сценарію |
| 1. | За відсутності пацієнта в eHealth (не можливість ідентифікувати п. 3 таблиці), детально варіант описано в Таблиці 3 інструкції Пошук пацієнта "eHealth". |
ВАЖЛИВО! За умови не впевненості або відсутності ідентифікації пацієнта в МedEir та eHealth, перейти до сценарію 4 даної таблиці УВАГА! Лише після проведення повторного пошуку, впевненості в тому, що даний пацієнт відсутній в eHealth та в системі МedEir визначено правильну ЕК, провести реєстрацію (редагування для п. 3 таблиці) пацієнта в eHealth. Детально про способи реєстрації (редагування) в інструкціях Створення, редагування та реєстрація даних пацієнта ("eHealth"); Неідентифікований пацієнт ("eHealth"); Декларації та авторизація в eHealth (буде оновлено). |
| 2. | За наявності пацієнта в eHealth, правильної ідентифікації та відсутності даних пацієнта в МedEir, детально варіант описано в Таблиці 3 інструкції Пошук пацієнта "eHealth". |
ВАЖЛИВО! За умови не впевненості або ідентифікації декількох записів пацієнта в МedEir, перейти до сценарію 4 даної таблиці УВАГА!
|
| 3. | У випадку визначення не співпадіння, відсутності даних пацієнта в МedEir/eHealth, детально варіант описано в Таблиці 3 інструкції Пошук пацієнта "eHealth". |
|
| 4. | Якщо дані пацієнта відрізняються, існує декілька варіантів записів в системі МedEir/eHealth та не можливо визначити правильні дані | У випадку декількох значень даних системі МedEir/eHealth:
УВАГА! У випадку неможливості визначити правильний запис або неможливості повести корегування даних, звернутися до технічної підтримки (детальноНавчальні матеріали та техпідтримка). |