Поняття реєстру

Двома основними видами реєстрів даних системи є:

• реєстри нормативно-довідкових, допоміжних та системних даних (надалі будуть називатися Довідниками);
• реєстри даних про документи (надалі будуть називатися Реєстрами карток).

Реєстри даних відображаються в робочій області "Навігатора" при виборі певного реєстру (мал. 1).

Мал. 1 - Приклад реєстру даних

Будь-який реєстр даних виглядає як таблиця, поділена вертикальними і горизонтальними лініями на прямокутники - комірки. Ці комірки складають рядки в горизонтальному напрямку, колонки - у вертикальному. Якщо при поточних розмірах робочої області "Навігатора" таблиця не вміщається повністю, то переглянути її можна, використовуючи смуги горизонтальної та вертикальної прокрутки.

Для роботи з реєстрами використовується спеціальна панель інструментів реєстру, яка відображається в робочій області вікна "Навігатора". Ця панель складається із кнопок, які дозволяють управляти реєстром, а саме: обробляти дані (наприклад, створювати їх), управляти відображенням даних (наприклад, групувати їх) або виконувати сервісні операції (наприклад, експортувати дані з реєстру у файли певних форматів).

Реєстр, зображений на малюнку, наведений лише як приклад зовнішнього вигляду реєстрів даних. Панель інструментів, показана на цьому малюнку, включає всі основні елементи управління реєстрами. Спеціальні елементи управління, які можуть бути присутніми лише в реєстрах записів або довідників, будуть описані окремо.

У кожній клітинці реєстру розташоване поле для відображення даних. Кожна колонка реєстру завжди містить поля тільки одного типу та має свою назву, яка роз'яснює, якого роду дані у них відображаються. Синя клітинка згори кожної колонки, в якій міститься її назва, називається заголовком колонки, яка в свою чергу дозволяє виконувати певні операції з управління відображенням даних (наприклад, змінювати ширину та послідовність відображення колонок). Сукупність усіх заголовків колонок називається заголовком реєстру.

Кожне поле будь-якої колонки може перебувати в двох станах: виділеному чи не виділеному (виділене поле ми також будемо називати поточним). Для виділення певного поля необхідно встановити на ньому курсор та клацнути лівою кнопкою миші. Колонка, в якій знаходиться виділене поле, також вважається виділеною (поточною).

З іншого боку, реєстр можна розглядати як список, складений із горизонтальних рядків, в кожному з яких міститься по одному полю з кожної колонки. Рядки реєстру (які також називають записами) не мають своїх заголовків та відображають певну інформацію, наприклад, про окремі організації. Тобто кожний запис реєстру відповідає, наприклад, одній організації, а переглянувши всі поля будь-якого запису, можна отримати основну або всю (в залежності від типу реєстру) інформацію. Запис, в якому знаходиться виділене поле, також вважається виділеним (поточним).

Операції налагодження відображення даних та роботи з реєстрами

Налаштування колонок реєстру може здійснюватися на робочому місці кожного користувача індивідуально. Виконані налаштування зберігаються при закритті відповідного реєстру.

Зміна ширини та послідовності відображення колонок

У будь-який момент користувач має можливість змінити ширину колонки реєстру даних.

Щоб змінити ширину будь-якої колонки, слід спочатку встановити курсор миші на праву межу заголовка цієї колонки так, щоб на екрані з'явився символ  , а потім натиснути ліву кнопку миші і утримуючи її, перетягнути межу колонки на потрібну відстань вправо або вліво. Якщо двічі клацнути лівою кнопкою миші по правій межі заголовка колонки, то ширина цієї колонки автоматично зміниться таким чином, щоб навіть найбільш довге значення в ній було видно на екрані повністю.

Для зміни ширини колонок також можна скористатися пунктами меню, яке відкривається після натискання на колонці правою кнопкою миші, обравши пункт [Оптимальна ширина] (мал. 2). Ширина поточної колонки автоматично зміниться в найбільш довгому значенні.

Мал. 2 - Приклад оптимальної ширини колонки

Вибір пункту [Оптимальна ширина колонок] дозволяє встановити ширину всіх колонок реєстру таким чином, щоб навіть найбільш довге значення в них було видно на екрані повністю .

Для зміни послідовності відображення колонок в реєстрі даних, слід підвести курсор миші на середину заголовка тієї колонки, розміщення якої у реєстрі необхідно змінити, натиснути ліву кнопку миші і притримуючи її, перетягнути заголовок колонки в бажане місце.

Упорядкування записів

Для зручності перегляду інформації та роботи з даними в системі, передбачена можливість упорядкування записів реєстру за значеннями полів колонки (колонок) реєстру.

Якщо встановити курсор миші на заголовок певної колонки і один раз клацнути лівою кнопкою миші, то записи в реєстрі даних будуть автоматично впорядковані за значеннями полів цієї колонки. У правій частині заголовку колонки з'явиться символ  або  , який показує, що записи впорядковані, відповідно за зростанням або зменшенням значень полів у цій колонці (у разі полів, які містять текстові дані, символ  означає впорядкування за абеткою). Для того, щоб змінити впорядкування на протилежне, слід ще раз клацнути лівою кнопкою миші на тому ж заголовку колонки. Утримуючи клавішу {Ctrl} і клацнувши один раз по заголовку колонки, можна скасувати упорядкування записів реєстру за значеннями (при цьому трикутник у назві колонки зникає).

Крім того, існує можливість після здійснення упорядкування записів за значеннями в якійсь одній колонці, здійснити додаткове упорядкування за значеннями в іншій. Для цього необхідно, тримаючи натиснутою клавішу {Shift}, клацнути один раз по заголовку тієї колонки за значеннями, в якій треба здійснити додаткове упорядкування.

Упорядкування записів за значеннями полів певної колонки можна виконати також шляхом вибору певного пункту контекстного меню заголовка цієї колонки, яке відкривається після натискання на заголовок колонки правою кнопкою миші. Вибір пункту "Сортувати за зростанням" цього додаткового меню дозволяє виконати упорядкування записів реєстру за зростанням значень полів виділеної колонки. Відповідно вибір пункту "Сортувати за спаданням" дозволяє виконати аналогічне впорядкування по зменшенню (мал. 3).

Мал. 3 - Приклад сортування по зростанню/по зменшенню

Фільтрація записів по значенням полів

Одним із засобів гнучкого регулювання сукупності записів, які відображаються в реєстрі даних, є можливість встановлювати автоматичний фільтр на значення полів колонок (однієї, декількох або всіх) реєстру. Після установки такого фільтру, в реєстрі будуть відображені тільки ті записи, в яких значення полів цих колонок відповідають встановленим критеріям фільтрації. (Зазначимо, що встановлення фільтру не означає видалення частини записів. Фільтр дозволяє лише тимчасово не відображати деякі записи. Після скасування фільтрації в реєстрі знову будуть відображатися всі наявні записи).

Для того щоб скористатися можливістю фільтрації для певної колонки, потрібно клацнути лівою кнопкою миші на символ  в правій частині заголовка цієї колонки. У результаті, під заголовком колонки відкриється форма, яка дає можливість задати критерій фільтрації з використанням операцій порівняння, як "рівне", "починається", "містить", "більше", "більше або дорівнює", "менше", "менше або дорівнює", "порожнє", "не порожнє", "між" (мал. 4).

Перелік операцій порівняння залежить від типу значень у колонці. Так, для значень з датами (наприклад, значень у колонці "Дата народження") у переліку операцій порівнянь будуть такі : "=", "<", ">", ">=", "<=", " між" (мал. 5). Для інших значень (наприклад,"Номер амбулаторії") у переліку операцій порівнянь будуть такі: "Починається", "Рівне", "Містить" (мал. 6). Для значень, які є вибором зі списку (наприклад, значення в колонці "Стан") операції відсутні, можливо, тільки вибрати з переліку для фільтрації значення, які може приймати атрибут даного типу (мал. 7). 

Мал. 4 - Приклад фільтра

Мал. 5 - Приклад фільтра для колонок типу дата

Мал. 6 - Приклад фільтра для колонки типу строки

Мал. 7 - Приклад фільтра для колонки типу список

Після вибору критеріїв фільтрації по колонці, необхідно натиснути кнопку [Застосувати], яка дозволяє відобразити в реєстрі записи які задовольняють заданим умовам фільтрації. Кнопка [Очистити], дозволяє очистити задані критерії та задати нові. Для закриття форми фільтра, необхідно вийти з форми, клацнувши лівою кнопкою миші в будь-якому іншому місці реєстру.

Якщо критерій фільтрації сформований, то в реєстрі будуть відображатися лише ті записи, які йому відповідають.

Скористатися механізмом фільтрації можливо як для однієї колонки так і для декількох або навіть усіх одночасно. Якщо для однієї або декількох колонок обраний певний режим фільтрації, то символ  в заголовку цих колонок відображається постійно, а в нижній частині реєстру з'являється рядок з коротким описом всіх встановлених режимів фільтрації (мал. 8).

Мал. 8 - Приклад рядка умов фільтрації

Клацнувши лівою кнопкою миші на кнопку  [Очистити фільтр] у правій частині рядка, можна одночасно відмінити фільтрацію по всіх колонках реєстру. Після цього в реєстрі знову відобразяться всі наявні записи.

Зняття перемикача  в лівій частині рядка умов фільтрації, дає можливість зняти умови фільтрації і відобразити всі дані реєстру, але при цьому умови фільтра будуть збережені з можливістю знову встановити перемикач і скористатися цими самими умовами фільтра.

Групування записів

Для зручності в системі передбачена можливість групування записів за вмістом полів колонки (колонок) реєстру.

Для групування записів реєстру даних необхідно натиснути правою кнопкою миші на заголовку реєстру, вибрати з контекстного меню пункт "Показати панель групування" (мал. 9).

Мал. 9 - Показати панель групування

У результаті у верхній частині реєстру відкриється Панель групування:

Панель групування призначена для розміщення заголовків тих колонок, за значеннями полів яких необхідно згрупувати записи в реєстрі. Для виконання групування слід мишкою (притримуючи ліву кнопку) перетягнути заголовки потрібних колонок на панель групування де може бути розміщена в довільному порядку будь-яка кількість заголовків колонок реєстру даних (мал. 10).

Мал. 10 - Приклад розміщення заголовків колонок на панелі групування

Після цього реєстр буде розбито на кілька підреєстрів (мал. 11). Кожен з підреєстрів можна розкрити, клацнувши мишею на символі  . Після відкриття підреєстрів символ  змінюються на символ  , який слід використовувати для закриття підреєстрів.

Мал. 11 - Приклад вигляду реєстру після групування заголовків колонок

Згрупувати записи за значеннями полів певної колонки можна і шляхом вибору пункту {Групувати} (Колонка -> {Групувати} ) контекстного меню заголовка цієї колонки.

У разі необхідності, можна перетягнути заголовок колонки з панелі групування в заголовок реєстру. У результаті групування за значеннями полів цієї колонки буде знято.

Для зняття групування записів реєстру даних необхідно натиснути правою кнопкою мишки на заголовок, вибрати з контекстного меню пункт {Сховати панель групування реєстру}, при цьому зовнішній вигляд самого реєстру не зміниться. Розбивка реєстру даних на підреєстри залежить не від наявності або відсутності на екрані панелі групування, а від того, чи було перетягнуто на цю панель хоча б один заголовок колонки. Для зняття групування, необхідно перетягнути заголовки колонок з панелі групування в заголовок реєстру і сховати панель групування зазначеним вище способом.

Тимчасове приховування колонок

У системі передбачена можливість сховати одну або декілька колонок реєстру даних (тобто тимчасово припинити відображення тих колонок реєстру, зміст яких користувачу в даний момент не потрібен). Для цього необхідно скористатися кнопкою  [Налагодження колонок] , розміщеної на панелі інструментів реєстру на закладці "Вигляд" або вибрати пункт Налагодження колонок контекстного меню реєстру.

У результаті використання кнопки  [Налагодження колонок] або вибору пункту Налагодження колонок контекстного меню на екрані відкривається спеціальна форма "Налаштування" (мал.12), яка призначена для розміщення заголовків тих колонок реєстру, які потрібно тимчасово сховати або відобразити. Якщо встановити курсор миші на заголовок будь-якої колонки реєстру, натиснути і притримати ліву кнопку і перетягнути заголовок на форму "Налагодження", то відповідна колонка відображатися в реєстрі не буде (хоча всі дані, що містяться в прихованій колонці, будуть зберігатися в системі).

Існує можливість тимчасово приховати довільну кількість колонок реєстру .

Мал. 12 - Приклад форми "Налагодження колонок"

Для того, щоб повернути відображення тимчасово прихованих колонок, потрібно відкрити форму "Налагодження колонок" (скориставшись кнопкою  [Налагодження колонок] або шляхом вибору пункту Налагодження колонок контекстного меню заголовка реєстру), виділити мишкою заголовок потрібної колонки і притримуючи ліву кнопку перетягнути заголовок колонки в бажане місце заголовка реєстру.

Також існує можливість відобразити всі колонки за замовчуванням, тобто показати набір і порядок колонок, передбачений системою, скинувшити налаштування користувача. Для того, щоб скинути налаштування, необхідно скористатися кнопкою  [Скинути налагодження колонок] або вибрати пункт Скинути налагодження колонок  контекстного меню викликаного безпосередньо в реєстрі.

Рядок пейджингу та підсумків

У нижній частині реєстру відображається, так званий, пейджинг, тобто кількість сторінок з даними реєстру і номер поточної сторінки на якій знаходиться користувач (мал. 13). Оскільки реєстр може зберігати велику кількість записів, для зручності роботи з реєстром передбачена функція посторінкового відображення. На кожній сторінці відображається по 50 записів реєстру.

Зауважимо, що операції фільтрації та сортування здійснються для всього реєстру( а не для поточної сторінки), тоді як групування здійснюється в межах сторінки.

Мал. 13 - Приклад рядку пейджингу та підсумків

Для зручного переходу між сторінками існують кнопки переходу: на наступну сторінку  [Наступна сторінка] , кнопка переходу на останню сторінку  [Остання сторінка] , кнопка переходу на попередню сторінку  [Попередня сторінка] , кнопка переходу на першу сторінку  [Перша сторінка] Зауважимо, що перебуваючи на першій сторінці, кнопки переходу  [Перша сторінка] ,  [Попередня сторінка] не доступні. Аналогічно, на останній сторінці реєстру кнопки  [Наступна сторінка] і  [Остання сторінка] заблоковані.

Рядок підсумків також відображає загальну кількість сторінок у реєстрі [Усього рядків] (мал. 13), якщо в ньому застосовано фільтрацію. У рядку [Усього рядків] відображається кількість записів, які відповідають заданим умовам фільтру.

Експорт вмісту реєстрів даних

Вміст реєстру даних можна експортувати (вивантажити) в таблицю MS Excel.

Для експорту вмісту реєстру призначена кнопка  [Експорт в Excel] , розміщена на панелі інструментів. Після натискання на цю кнопку відкривається документ Excel.

Особливості експорту реєстрів

При експорті вмісту реєстру завжди експортується також і заголовок реєстру.

При експорті вмісту реєстру, зберігаються налаштування переліку колонок, ширини та послідовності іх відображення, упорядкування записів у реєстрі. Тобто реєстр експортується в тому вигляді, в якому він був налаштований до виконання операції  [Експорт в Excel] .

Експорт вмісту реєстру у таблицю MS Excel

Вибір пункту  [Експорт в Excel] на панелі інструментів дозволяє експортувати вміст реєстру даних у таблицю MS Excel. Після вибору цього пункту, на екрані відкривається вікно програми MS Excel з таблицею, вміст якої повністю збігається із вмістом поточного реєстру.

Роздрукувати або зберегти дані у вигляді файлу можна за допомогою функціоналу програми MS Excel (вкладинка Файл: "Друк" або " Зберегти " або "Зберегти як") .

Оновлення вмісту реєстру даних

Для оновлення вмісту реєстру даних існуєкнопка  [Оновити] , розміщена на панелі інструментів реєстру.

Необхідність оновлення вмісту реєстрів викликана тим, що з Системою, у більшості випадків, працюють кілька користувачів одночасно. У результаті їхньої роботи вміст реєстрів може змінюватися. Якщо певний користувач відкрив певний реєстр, а після цього інший користувач, наприклад, вилучив запис, то перший користувач фактично буде бачити на своєму екрані застарілу інформацію (тобто інформацію, яка була актуальною на момент відкриття реєстру). Операція оновлення дозволяє в будь-який момент актуалізувати вміст реєстру, відкритий на екрані користувача, тобто відобразити в реєстрі останні дані.

Крім оновлення за допомогою кнопки  [Оновити], в Системі передбачена можливість індивідуально налаштувати автоматичне оновлення реєстру даних через певні проміжки часу. Щоб активувати функцію автоматичного оновлення (мал.14) необхідно на панелі інструментів реєстру на вкладці "Вигляд" задати бажаний період оновлення(час вказується в хвилинах):

Мал. 14 - Приклад активації автоматичного оновлення реєстрів

Операції реєстру

Для будь-якого реєстру, за наявності відповідних прав, доступні наступні операції:

• Створити запис;
• Редагувати;
• Вийти з реєстру;
• Відкрити картку.

Розглянемо більш детально операції відкриття, створення та редагування ЕК. 

Відкриття ЕК реєстру

Відкрити існуючу картку запису в реєстрі документів можна за допомогою:

1. Двічі натиснути лівою кнопкою миші на виділеному записі;
2. Натиснути правою кнопкою миші на запис та в контекстному меню вибрати пункт [Відкрити] (мал. 15);
3. Виділити запис і натиснути клавішу {Enter}.

У результаті відкривається ЕК запису, (при цьому можна переглянути інформацію документа та, при необхідності, внести зміни за певними правилами).

Мал. 15 - Контекстне меню

Створення ЕК реєстру

Для створення нового запису необхідно:

1. Натиснути кнопку  [Створити запис] , розміщену на панелі інструментів реєстрів або натиснути клавішу {Insert} для відкриття нового запису
2. Внести необхідну інформацію в поля електронної картки;

Зберегти інформацію, використовуючи стандартні кнопки ЕК: [Зберегти] або [Зберегти і закрити] (див. розділ Загальні функції карток реєстрів). 

Редагування ЕК реєстру

Для редагування ЕК запису потрібно:

Знайти ЕК цього запису (для цього слід вибрати той реєстр, до якого належить дана ЕК та скористатися фільтрацією по реєстру (див. пункт Фільтрація записів по значенням полів);

Стандартним чином її відкрити (див. пункт Відкриття ЕК реєстру);

Внести необхідні зміни в поля ЕК та зберегти інформацію використовуючи стандартні кнопки ЕК: [Зберегти] або [Зберегти і закрити] (див. розділ Загальні функції карток реєстрів).