Головною умовою для заключення Декларації є зареєстрований пацієнт в системі eHealth. Обов'язково, при проведенні реєстрації Декларації, користувач повинен провести пошук пацієнта в системі eHealth та переконатися, що його проведено правильно. Дані пацієнта в системі MedEir та eHealth є ідентичними, відповідають персональним даним згідно документів, що посвідчують дану особу. Картки пацієнта в системах MedEir та eHealth повинні відповідати одному і тому ж пацієнтові. 

У випадку, коли пацієнта знайдено в системі eHealth, а в системі MedEir картка відсутня - необхідно створити ЕК (електронну карту)

Реєстрація пацієнта в системі eHealth та Декларації - це дві окремі дії в системі eHealth!

Пацієнти менше 14 років реєструються в системі eHealth із законним представником (детально  Створення, редагування та реєстрація даних пацієнта ("eHealth"))

Для завершення проведення реєстрації Декларації, користувач повинен мати діючий та справний КЕП (ЕЦП).

Для уникнення помилок при проведенні реєстрації Декларації, пошук пацієнта потрібно проводити максимально інформативно (пошук за всіма відомими персональними даними). Пошук в eHealth без документів, що посвідчують особу пацієнта, невиконання рекомендацій, зазначених в даній інструкції, призводить до виникнення проблем в роботі користувача та системи (помилки при відправці даних до ЦК eHealth, порушення алгоритму роботи системи МІС МedEir), що в свою чергу, призводить до втрати часу на вирішення проблеми та усунення наслідків помилок.

Всю відповідальність при реєстрації даних пацієнта в Декларації, несе спеціаліст, який провів дану операцію.

Пацієнт (його законний представник) звертається до уповноваженої особи надавача ПМД і надає їй копію документа про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі - РНОКПП) (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) й один з таких документів, що посвідчують особу:

паспорт громадянина України;

тимчасове посвідчення громадянина України;

свідоцтво про народження (для осіб, які не досягли 14-річного віку);

посвідка на постійне проживання в Україні;

посвідчення біженця;

посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту;

Наказ МОЗ 19.03.2018  № 503

Алгоритм дій:

1) Зареєструвати заявку на подання декларації в системі eHealth. В картці пацієнта обираємо вкладку "Декларації в системі eHealth " та обираємо спеціальну дію "створити"

Відразу відкривається вікно "Реєстрація пацієнта" 

Далі потрібно натиснути на спеціальну дію "Зареєструвати заявку" 

2) З'являється Інформаційне повідомлення

Необхідно повідомити пацієнту інформацію з пам'ятки та отримати згоду (за необхідністю роздрукувати)

3) Ввести код з СМС повідомлення

4) Роздрукувати декларацію в 2-х екземплярах та накласти ЕЦП (електронний підпис лікаря)

Якщо пацієнт повідомляє про зміну своїх персональних даних, перед укладанням декларації, - лікарю необхідно внести зміни та зробити редагування даних в в системі eHealth.

Якщо пацієнт одночасно змінив номер телефону,
прізвище та паспортні дані, оновлювати в системі
еHealth потрібно за певним алгоритмом:
1. Змінюємо в Методі автентифікації номер телефону.
2. В Редагуванні пацієнта в еHealth, оновлюємо спочатку
паспортні дані, потім прізвище.
Якщо в попередній декларації в пацієнта був
відсутній ІПН, інший паспорт та прізвище, потрібно зробити три оновлення:

1) ІПН + документ з попередньої Декларації;
2) Нові паспортні дані;
3) Прізвище - якщо була зміна.

 Після оновлення, переходимо до створення нової Декларації.

Необхідно зробити редагування пацієнта в еHealth

• поставити позначку про відмову від РНОКПП
• відсканувати та підвантажити сканкопію про відмову від ІПН
• переукласти декларацію

Якщо стан декларації з "очікує верифікації" буде змінено на "відхилена", то необхідно звернутись на гарячу лінію НСЗУ (1677) та дізнатись причину відхилення декларації.

У випадку виникнення даної помилки необхідно порекомендувати пацієнту звернутись до НСЗУ з заявою для розірвання попередньої декларації. Процедуру припинення декларації ви можете переглянути на сайті НСЗУ: https://nszu.gov.ua/gromadyanam/koristuvacham-ecoz/termination та звернувшись до контакт-центру НСЗУ: 16-77(безкоштовно з мобільного).
Після розірвання декларації буде можливість укласти її знову.

Для того, щоб укласти декларацію пацієнту зі свідоцтвом про народження іноземного зразка, необхідно звернутись до відповідних органів та зробити апостиль свідоцтва (перекласти українською мовою). Також обов'язковою умовою є наявність у одного з батьків українського громадянства або принаймні посвідки про постійне/тимчасове проживання. 

Декларація в стані "Очікує верифікацію" 

Якщо при декларуванні в систему додано сканкопію, деякий час Декларація може бути на верифікації.  Потрібно очікувати на верифікацію документів. МІС (медична інформаційна система) не верифікує документи. Документи з відміткою без ІПН, паспорту, верифікуються в eHealth. З приводу уточнення, скільки часу
займе дана процедура, потрібно звертатись на гарячу лінію НСЗУ - Інформаційно-довідкова служба НСЗУ:  1677.

Потрібно перевірити варіанти:

1. Метод автентифікації вказано "За документами". В картці реєстрації пацієнта в eHealth , або методі автентифікації , також можливо відкрити друковану форму Декларації 
2. Наявність позначки про відсутність ІПН (РНОКПП). В картці реєстрації пацієнта в eHealth

Стан Декларації "Очікує верифікацію"  перейде в стан "Діюча" лише в двох випадках:

• Співробітники НСЗУ перевірили дану декларацію
• Автоматично через 30 днів очікування.

Рекомендуємо звернутися до НСЗУ у письмовому вигляді.

Заява та додатки до неї:
копія заяви пацієнта (його законного представника) у довільній формі, у разі якщо заявник – заклад охорони здоров’я;
копія паспорта або іншого документа, що посвідчує особу пацієнта (всі заповнені сторінки);
копія ІПН пацієнта;
копія документів, що посвідчують законного представника пацієнта, у разі якщо заявник – законний представник пацієнта;

подаються закладом охорони здоров'я або пацієнтом (його законним представником) до НСЗУ шляхом надсилання листа одним із засобів (на вибір):
на електронну адресу НСЗУ (info@nszu.gov.ua) одним файлом у форматі DOC, DOCX або PDF із накладеним ЕЦП уповноваженої особи закладу охорони здоров'я або пацієнта (його законного представника);
в паперовій формі на адресу НСЗУ (04073, м. Київ, проспект Степана Бандери, 19). При цьому заява має бути заповнена в електронному вигляді (роздрукована та підписана власноручним підписом заявника).