Алгоритм створення/відкриття запису

УВАГА!

Передумовою створення запису на прийом є  налаштований і діючий розклад спеціаліста, а також налаштовані послуги лікувального закладу.

УВАГА!

В залежності від налаштувань конкретного лікувального закладу, зовнішній вигляд, назва та кількість підреєстрів "Запису на прийом" може відрізнятися.

Передумовами створення коректного запису на прийом є:

  1. В системі MedEir корректно створено (всі дані відповідають дійсності) спеціаліста (лікаря) до якого планується створення запису.
  2. Для спеціаліста корректно створено розклад (детально в розділі Розклад).
  3. Розклад є діючим на момент створення запису.
  4. Спеціаліст прив'язаний в системі до відповідної послуги (послуг), що вказується в записі на прийом (детально в інструкціях Послуги в МІС (Керівник ПМД/СМД) та Послуги та ролі в eHealth (СМД)).
    • ПМД - в картці Спеціаліста (реєстр Спеціалісти закладу) в полі "Спеціальність" та на вкладці Послуги (реєстр та картка Лікувальний заклад) в полі "Спеціальність" повинно ОБОВ'ЯЗКОВО бути вказано однакову спеціальність.
    • СМД - в картці Спеціаліст в системі "eHealth " (реєстр Спеціалісти закладу, картка Спеціаліста, спеціальна дія [Реєстрація в системі "eHealth "]) в полі "Спеціальність" повинно ОБОВ'ЯЗКОВО бути вказано однакову спеціальність.
  5. Проведено пошук та ідентифікацію пацієнта/направлення (детально в інструкціях Варіанти пошуку пацієнта в системі, Пошук пацієнта ("eHealth"), Пошук направлення ("eHealth")).
  6. Створено відділення та кабінет ЛЗ (детально в інструкціях Відділення (Керівник ПМД/СМД) та Кабінети (Керівник ПМД/СМД)).
  7.  Корректно створено розклад кабінету (детально в розділі Розкладу кабінету).
  8. Спеціаліст та кабінет зв'зані (детально в розділі Розклад).

ПІДКАЗКА!

Запис на прийом  до спеціаліста або на інші послуги доступна для:

Працівника реєстратури (ресепшіоніста)



Лікаря



Залежить від налаштувань та ролі спеціаліста і може відрізнятися залежно від особливостей налантувань Системи.

ВАЖЛИВО!

Залежно від налаштувань і ролі спеціаліста, Запис на прийом можливо створювати з реєстру "Запис на прийом"/"Запис на прийом (список)" (модуль "Реєстратура" або "Поліклініка").

Також є можливість створення запису через підпорядковані реєстри:  "Записані на сьогодні" / "Записані на завтра".

Варіанти створення запису на прийом:

  • Для створення обираємо один зі вказаних модулів: "Реєстратура" або "Поліклініка" та обираємо  відповідний реєстр (Запис на прийом"/"Запис на прийом (список)" або"Записані на сьогодні" / "Записані на завтра" )  і на головній панелі тиснимо кнопку "Створити" (мал. 1), після чого з'явиться Планувальник запису.


Мал. 1 - Створення картки Планувальника запису на прийом (модуль "Пацієнти, реєстр "Запис на прийом)


  • При потребі створення Планувальника запису на прийом з картки ЕМК пацієнта (мал. 2).

Мал. 2 - Створення картки Планувальника запису на прийом з ЕМК пацієнта

  • Створення Планувальника запису на прийом з реєстру "Пацієнти" за допомогою спецдії "Запис на прийом"  (мал. 3).

Мал. 3 - Створення картки Планувальника запису на прийом з реєстру "Пацієнти" за допомогою спецдії "Запис на прийом"

ПІДКАЗКА!

Детальний опис картки Планувальник наведено в розділі інструкцій Загальні реєстри, опис роботи з реєстрами та картками реєстрів наведено в інструкціях розділу Загальний опис елементів системи.

В реєстрі "Запис на прийом" (список) створюються, зберігаються, редагуються та налаштовуються всі картки запису на прийом.

Щоб відкрити реєстр Запис на прийом, необхідно:

  1. Відкрити модуль "Поліклініка" (або модуль "Реєстратура") (мал. 4, позначка [1]).

  2. Обрати реєстр "Запис на прийом" (мал. 4, позначка [2]).

Мал. 4 - Запис на прийом (модуль "Поліклініка" або "Реєстратура")

3. Для створення запису на прийом необхідно відкрити Планувальник (Календар) запису на прийом (мал. 4, позначка [3]). Натиснути на кнопку "Створити"   відкривається календар запису на прийом.

4. Для відкривання попереднього запису на прийом, необхідно обрати необхідний запис пацієнта та натиснути на кнопку "Відкрити"  (мал. 5).

Мал. 5 - Відкривання попереднього запису на прийом (приклад)


Запис до спеціаліста

Після виконання операції створення, відкривається календар запису на прийом "Планувальник" (мал. 6).

(Детально опис атрибутів картки наведено в інструкції Запис на прийом розділу Загальні реєстри).

Мал. 6 - Планувальник запису на прийом

Після створення (за замовчуванням) заповнені відповідні поля:

  • "Ресурс*" - значення "Спеціаліст" (або "Кабінет")
  • "Лікувальний заклад" - значення, назва ЛЗ, в якому працює користувач, що увійшов до системи.

Заміна ресурсу "Спеціаліст" на "Кабінет"

Ресурс " Спеціаліст" зазначено за замовчуванням. При потребі запису в кабінет, необхідно видалити ресурс "Спеціаліст"  та обрати "Кабінет" або натиснути  кнопку "Переключити ресурс" (мал. 7).

Для використання ресурсу "Кабінет", необхідно попередньо зареєструвати неохідні кабінети.

Мал. 7- Ресурс " Спеціаліст"/"Кабінет"

  • Обрати лікувальний заклад для запису (якщо необхідний ЛЗ не вказано за замовчуванням)
  • При потребі обрати послугу, на яку буде здійснено запис
  • Обрати кабінет
  • Натиснути кнопку "Відобразити розклад"

Система відобразить сітку розкладу Кабінету.

Мал. 8 - Заповнення картки Планувальник

Для запису на прийом слід виконати такі дії в Планувальнику:

  •  За потреби обрати відповідний ресурс (мал. 8, позначка [1]), прив'язка створенного запису до Спеціаліста або Кабінету (в даному випадку розглядаємо значення Спеціаліст).

УВАГА!

  • За замовчуванням, в картці Планувальника системи відображається розклад лише тих спеціалістів (мал. 8, позначка [1]), в яких на дату формування запису на прийом існує робочий час (дата в календарі входить до періоду розкладу).
  • Для відображення в Планувальнику всіх спеціалістів, необхідно проставити логічну позначку "Всі спеціалісти" (мал. 8, позначка [6]).
  • Для вибору декількох спеціалістів в Планувальнику  необхідно проставити множинний вибір спеціалістів та вибрати необхідних спеціалістів для відображення, після вибору спеціалістів, необхідно натиснути "Ок". (мал. 9).

Мал. 9 - Вибір спеціалістів, розклад яких буде відображатися

  • За потреби відобразити розклад спеціалістів в яких на дату формування запису на прийом існує робочий час (дата в календарі входить до періоду розкладу) без проставлянна параметрів Планувальника необхідно вкалендарі обрати відповідну дату та натиснути "Відобразити розклад" (мал. 10)

Мал. 10 - Вибір спеціалістів в яких, на дату формування запису, на прийом існує робочий час

  • За потреби, обрати/змінити лікувальний заклад для запису (мал. 8, позначка [2]), якщо Реєстратор здійснює записи більш ніж в один заклад або спеціаліст працює в підпорядкованих структурних одиницях ЛЗ, що зареєстровані в системі.
  • Обрати, за потреби, дільницю обслуговування (мал. 8, позначка [3]).
  • Обрати спеціальність лікаря до якого потрібно створити запис (мал. 8, позначка [4]). Потрібно прописувати назву спеціальності.
  • Обрати послугу для запису на прийом (мал. 8, позначка [5]). Потрібно прописувати назву послуги (мал. 11, варіант а).

а) Вибір послуги відповідно спеціальності лікаря

Для лікаря ПМД/СМД на дану спеціальність має бути додана послуга для ідентичної спеціальності

в) Для СМД - співпадіння спеціальності лікаря в картці спеціаліста eHealth та послуги 

УВАГА!

В системі спеціаліст прив'язаний до відповідної послуги (послуг), що вказується в записі на прийом:

  • ПМД/СМД - в картці Спеціаліста (реєстр Спеціалісти закладу) в полі "Спеціальність" та на вкладці Послуги (реєстр та картка Лікувальний заклад) в полі "Спеціальність" повинно ОБОВ'ЯЗКОВО бути вказано однакову спеціальність (мал. 11).
  •  Обрати "Спеціаліста" до якого необхідно здійснити запис (мал. 8, позначка [7]), вказавши його ПІБ.

УВАГА!

Обрати відповідний варіант відображення спеціалістів (мал. 9, мал. 10). На дату створення відображаються лише ті спеціалісти, в яких є робочий час в цей день.

  • Натиснути кнопку "Відобразити розклад" (мал. 8, позначка [8]).
  • Після виконання вищезазначених дій, внизу відкриється сітка розкладу спеціаліста  (мал. 12), де необхідно обрати час і двічі натиснути лівою кнопкою миші (мал. 13).

Мал. 12 - Відображення сітки розкладу спеціалістів для створення запису на прийом


Мал. 13 - Вибір часу спеціаліста для створення запису на прийом

  •  У вікні, що відкриється (мал. 14 ), за потреби, внести зміни дати та часу відвідування,  послуги та обрати відповідного пацієнта після заповнення всіх необхідних даних натиснути "Ок". 

Мал. 14 - Створення картки "Запис на прийом"

  • В картці "Запис на прийом (Створення)" необхідно обрати пацієнта в полі "Пацієнт" (пошук можливо здійснювати за прізвищем або за номером телефону).Після вибору конкретного пацієнта рекомендовано перевірити ЕК пацієнта, натиснувши натиснувши кнопку "Відкрити картку пацієнта" та, при потребі, редагувати  дані його електронної картки (мал. 15).

Мал. 15 - Картка "Запис на прийом (Створення)", редагування поля "Пацієнт*"


Увага! Для типу звернення пацієнта "Електронне направлення" є можливість внести номер електронного направлення, а також здійснити пошук цього направлення.

Для цього необхіднно вказати тип звернення "Електронне направлення", та номер електронного направлення eHealth.

Також, за потреби, є можливість здійснити перевірку внесеного направлення, натиснувши на кнопку "Перевірка направлення" (мал. 14).

Система відкриє всі направлення під цим публічним номером (мал. 17).

Мал. 17 - Перевірка електронного направлення із картки "Запис на прийом" (відкритий пошук напрпавлень)

  • За потреби, можливо можливо додати (або видалити) додаткову послугу в записі на прийом (мал. 18) ( наприклад, подвійна послуга для  пацієнта, що повернеться повторно на прийом після клінічних аналізів, рентгенографії, УЗД чи інших досліджень). Для додавання ще однієї послуги, в полі "Послуга" необхідно натиснути "Додати"  (для видалення додаткової послуги "Видалити" ).

Система автоматично формує час прийому  пацієнта (відповідно шкали прийому) зазначеним спеціалістом в картці прийому. За замовчуванням, час початку  та завершення прийому автоматично проставляється на наступний вільний у спеціаліста, за потреби, його можливо змінити.

Після  збереження картки "Запис на прийом (Створення" ), в сітці розкладу спеціаліста за даним пацієнтом буде заброньовано подвійний час прийому (мал. 16).

Мал.  18 - Картка "Запис на прийом (Створення)", додати /видалити додаткову послугу

ВАЖЛИВО!

  • За потреби створення картки амбулаторного пацієнта (для пацієнтів, які не мають створеної амбулаторної карти), необхідно проставити відмітку "Створити амбулаторну картку"  (мал. 19).

Мал. 19 - Створення амбулаторної карти

  • За потреби створення картки "Замовлення" (для ЛЗ, що працюють з карткою "Замовлення")  необхідно натиснути кнопку "Замовлення"  (мал. 20).

Мал. 20 - Створення картки "Замовлення"

  • Для закладів, що мають відповідні налаштування, за потреби, можливо заповнити поля "Хто записав" і "Телефон особи, яка записує"(мал. 21).

Мал. 21 - Поля: "Хто записав"/ "Телефон особи, яка записує"

  • Для закладів, що мають відповідні налаштування, за потреби, можливо заповнити поля "Тип звернення*" і "Коментар" (мал. 22).

Мал. 22 - Поля: "Тип звернення*" і "Коментар"

  • Після внесення та редагування (за потреби) всіх даних, натиснути кнопку "ОК". Картка автоматично буде збережена та доступна в сітці розкладу спеціаліста.
  • Для друку талону запису на прийом, необхідно в картці "Запис на прийом (Створення)" натиснути кнопку "Друк талону"(мал. 22).

Мал. 22 - Друк талону

Формується шаблон талону в програмі Microsoft Word (мал. 23), який потрібно роздрукувати (повинен бути підключений та налаштований принтер, детально тут...)

Мал. 23 - Друк талону в Microsoft Word


Внесення змін та редагування картки 

Для внесення змін у створено карту запису на прийом необхідно відкрити картку запису на прийом натиснувши двічі лівою клавішею миші (рекомендовано проводити зміни карти запису на прийом в стані карти - "Дійсний"). Після внесення необхідних змін (дати, часу, ланих пацієнта чи іншого (мал. 24, позначка 1; 2; 3; 4; 5])), натиснути кнопку "Ок".


Мал. 24 - Сформована картка "Запис на прийом"

  • Для внесення змін по часу запису на прийом (тривалість одного запису на прийом) необхідно у Планувальнику натиснути кнопку "Шкала розкладу" вгорі ліворуч на панелі задач і обрати потрібне значення з випадаючого списку, по замовчуванню в Шкалі розкладу відмічений час зазначений у даній послузі для його збільшення (або зменшення) обрати потрідне значення шкали. (мал. 25).

Мал. 25 - Зміна шкали розкладу


Сітка розкладу також відповідно змінить свій вигляд (мал. 26).

Мал. 26 - Зміна шкали сітка розкладу (після зміни шкали)


ПІДКАЗКА!

За потреби, тривалість послуги можливо редагувати безпосередньо в картці запису на прийом, для цього перейдіть в поле "Час прийому з" _"по" і відредагуйте значення (мал. 27).


Мал. 27- Зміна тривалості послуги


Створення копії запису на прийом


При потребі скопіювати запис на прийом існує декілька алгоритмів копіювання запису на прийом:

1. Під час створення запису (до збереження картки) відмітити чек бокс "Повторити прийом" (мал. 28, позначка [2]) або додати ще одну додаткову послугу (мал. 28, позначка [1]) у відкритій картці запису на прийом і натиснути кнопку "Ок".

Мал. 28 - Створення копії запису на прийом до збереження

2. Якщо обрано відмітку  "Повторити прийом"(мал. 28, позначка [2]), після закриття картки "Запис на прийом (Створення)" необхідно у сітці розкладу обрати потрібний час та ініціювати створення нового запису  на прийом (мал. 29, позначка [2]), система автоматично перенесе дані останнього пацієнта, в картці якого проставлена відмітка  "Повторити прийом", після перевірки даних картки  "Запис на прийом (Створення)", необхідно натиснути "Ок" (мал. 29, позначка [3]).

Мал. 29 - Алгоритм запису повторного прийому

2. Після збереження картки повторного запису на прийом, можливо створити копію двома способами:

  • Відкрити картку "Запис на прийом (Створення)" (через реєстр або з Планувальника) та натиснути кнопку "Копія"  (мал. 30).


Мал. 30 - Копія запису на прийом

Після закриття картки "Запис на прийом (Створення)" необхідно у сітці розкладу обрати потрібний час та ініціювати створення нового запису  на прийом, система автоматично перенесе дані останнього пацієнта в картці якого попередньо натиснуто "Копіювати", після перевірки даних картки  "Запис на прийом (Створення)", необхідно натиснути "Ок".


  • Обрати необхідного пацієнта в реєстрі запису на прийом  та натиснути кнопку  спецдії "Копія"  (мал. 31).

Мал. 31 - Створення копії запису на прийом після збереження через кнопку спеціальної дії

УВАГА!

Запис можливо скопіювати безліч разів. Перед створенням останнього примірника копії необхідно зняти відмітку з чек боксу "Повторити прийом".


Запис у кабінет

Ресурс " Спеціаліст" зазначено за замовчуванням. При потребі запису в кабінет, необхідно видалити ресурс "Спеціаліст"  та обрати "Кабінет" або натиснути  кнопку "Переключити ресурс" (мал. 32).

Для використання ресурсу "Кабінет", необхідно попередньо зареєструвати неохідні кабінети.

Мал. 32 - Ресурс " Спеціаліст"/"Кабінет"

УВАГА!

Передумови для створення запису:

  1. Створено відділення та кабінет ЛЗ (детально в інструкціях Відділення (Керівник ПМД/СМД) та Кабінети (Керівник ПМД/СМД)).
  2. Створено корректно розклад кабінету Розкладу кабінету.
  3. Спеціаліст та кабінет зв'зані (детально в розділі Розклад).

ПІДКАЗКА!

Пошук номеру кабінету відпрацьовує по параметру "містить".

Наприклад: номер кабінету "425" - шукаємо через цифру "5". Система відсортує всі номери з цифрою "5".


Для створення запису на прийом до певного кабінету, необхідно виконати такі дії:

  • Обрати лікувальний заклад для запису (якщо Реєстратор здійснює записи біль ніж в один заклад),
  • Обрати відділення лікувального закладу в якому знаходиться кабінет 
  • Обрати послугу на яку буде здійснено запис (детально пункт інструкції )
  • Обрати номер кабінету (мал. 33)

Мал. 33 - Вибір номеру кабінету

  • Натиснути кнопку "Відобразити розклад" . Система відобразить сітку розкладу кабінету (мал. 34).

Мал. 34 - Відображення розкладу кабінету

  • В картці запису на прийом необхідно обрати спеціаліста та відповідного пацієнта (мал. 35).

Мал. 35 - Вибір спеціаліста  та пацієнта в картці запис на прийом

  • Далі дії для запису проводяться за аналогією запису на прийом дол спеціаліста.


Зміни в записі на прийом та переходи станів

Всі записи на прийом створюються зі станом "Проект" (мал. 36), він є початковим і означає, що із записом ніяких дій не відбувалося.

Мал. 36 - Стан картки  "Запис на прийом (Створення)"- "Проект"

Після внесення даних в картку "Запис на прийом (Створення)" збереження картки (натиснути "Ок"), стан переходить у "Дійсний" (мал. 37).

Мал. 37 - Стан картки  "Запис на прийом (Створення)"- "Дійсний"

Перевірку стану запису можна зробити з будь-якого реєстру запису на прийом (мал. 38).

Мал. 38 - Відображення станів запису на прийом в реєстрі

Нижче в таблиці наведено можливі зміни стану картки запису на прийом.

Таблиця 1. Можливі переходи станів

№

Початковий стан

Дія

Стан в який відбудеться перехід

1

"Дійсний"

[Скасувати за ініціативи пацієнта]

"Скасовано за ініціативи пацієнта"

2

"Дійсний"

[Скасувати у зв'язку зі зміною розкладу]

"Скасовано у зв'язку зі зміною розкладу"

3

"Дійсний"

[Перенести запис на прийом]

"Перенесено"

4

"Дійсний"

[Пацієнт в клініці]

"Пацієнт в клініці"

5

"Дійсний"

[Запрошуємо]

"Спеціаліст очікує"

6

"Дійсний"

[Прийом відбувся]

"Прийом відбувся"

7

"Скасовано за ініціативи пацієнта"

[Повернути скасований]

"Дійсний"

8

"Скасовано у зв'язку зі зміною розкладу"

[Повернути скасований]

"Дійсний"

9

"Перенесено"

Не існує

Не існує

10

"Пацієнт в клініці"

[Запрошуємо]

"Спеціаліст очікує"

11

"Пацієнт в клініці"

[Прийом відбувся]

"Прийом відбувся"

12

"Спеціаліст очікує"

[Іде прийом]

"Іде прийом"

13

"Іде прийом"

[Прийом відбувся]

"Прийом відбувся"

14

"Іде прийом"

[Скасувати за ініціативи пацієнта]

"Скасовано за ініціативи пацієнта"

15

"Іде прийом"

[Скасувати у зв'язку зі зміною розкладу]

"Скасовано у зв'язку зі зміною розкладу"

Дії над записами на прийом необхідно виконувати в реєстрі "Запис на прийом" або підпорядкованих реєстрах.

1. Для скасування запису на прийом з ініціативи пацієнта, необхідно обрати запис (поставити на нього курсор миші одинарним натисканням лівої кнопки миші) і натиснути кнопку "Скасувати з ініціативи пацієнта" (мал. 39).

Мал. 39 - Вибір кнопки спеціальної дії [Скасувати з ініціативи пацієнта]

2. Щоб скасувати запис на прийом у зв'язку зі зміною розкладу, необхідно обрати запис і натиснути кнопку "Скасувати у зв'язку зі зміною розкладу" (мал. 40).

Мал. 40 - Вибір кнопки спеціальної дії [Скасувати у зв'язку зі зміною розкладу]

Після виконання операції скасування, запис перейде у відповідний стан "Скасовано з ініціативи пацієнта" або "Скасовано у зв'язку зі зміною розкладу". Час в Планувальнику розкладу звільниться для здійснення інших записів.

3. Якщо запис було скасовано помилково його можливо повернути в стан "Дійсний", натиснувши кнопку [Повернути скасований] (мал. 41).

Мал. 41 - Вибір кнопки спеціальної дії [Повернути скасований]

Для перенесення запису на прийом, необхідно:

1. Обрати запис в реєстрі, натиснути кнопку "Перенести запис на прийом" (мал. 42).

Мал. 42 - Вибір кнопки спеціальної дії [Перенести запис на прийом] 

Система перенаправить в Планувальник запису на прийом, при цьому спеціальність і послугу уже буде обрано з випадаючих списків відповідних полів. В сітці розкладу за таких умов будуть відображені спеціалісти відповідної спеціальності (мал. 43).

Мал. 43 - Відображення розкладу спеціалістів

2. Подвійним натисканням лівої кнопки миші обрати новий час запису.

3. Переконатися в коректності інформації і натиснути кнопку "ОК".

Після виконання вищенаведених дій запис, що переносився, змінить свій стан на "Перенесено", новий запис створиться в стані "Дійсний" (мал. 44).

Мал. 44 - Відображення зміни станів при перенесенні запису на прийом

Опціонально, використовується не у всіх конфігураціях системи. Дозволяє перевести запис у стан "Пацієнт в клініці", відповідно лікар в якого присутній реєстр Пацієнти в клініці (Мої пацієнти в клініці) може бачити коли пацієнт прибув до клініки. Потребує додаткових налаштувань. Обрати запис в реєстрі, натиснути кнопку "Пацієнт в клініці" (мал. 45).

Мал. 45 -  Вибір кнопки спеціальної дії  [Пацієнт в клініці] 

Мал. 46 - Відображення зміни стану коли пацієнт в клініці

Опціонально, дає змогу перевести в стан "Спеціаліст очікує", тим самим показати пацієнтові, що спеціаліст вільний і готовий прийняти його. Використовується для взаємодії з електронними чергами. 

Обрати запис в реєстрі, натиснути кнопку "Запрошуємо" (мал. 47).

Мал. 47 -  Вибір кнопки спеціальної дії  [Запрошуємо] 

Мал. 48 - Відображення зміни стану коли пацієнт очікує спеціаліста

Опціонально, дає змогу перевести в стан "Іде прийом", таким чином на пристрої, що відображає електронну чергу, буде показано, що в даний момент спеціаліст проводить прийом.

Використовується для взаємодії з електронними чергами. Обрати запис в реєстрі, натиснути кнопку "Іде прийом" (мал. 49).

Мал. 49 -  Вибір кнопки спеціальної дії  "Іде прийом" 

Мал. 50 - Відображення зміни стану коли спеціаліст веде прийом

Переводить запис у стан "Прийом відбувся". Може використовуватися як окремо так і для взаємодії з електронною чергою. Обрати запис в реєстрі, натиснути кнопку "Прийом відбувся" (мал. 51).

Мал. 51 -  Вибір кнопки спеціальної дії  [Прийом відбувся] 

Мал. 52 - Відображення зміни стану коли прийом відбувся

  • Нет меток