Даний модуль містить перелік довідників для налаштування роботи ТМЦ. В довідники модулю вноситься інформація по лікарських засобах та виробах медичного призначення, вказується інформація по одиницях вимірювання виробів, виробниках, вноситься інформація про бюджет та склади виробів. Також в даному модулі зазначені необхідні довідники подій, що відбуваються з переміщенням, витратами та прибутками виробів: оприбуткування, використання, переміщення, інвентаризація, реєстр залишків. 
Даний модуль містить перелік довідників для налаштування роботи ТМЦ. В довідники модулю вноситься інформація по лікарських засобах та виробах медичного призначення, вказується інформація по одиницях вимірювання виробів, виробниках, додається інформація про бюджет та склади виробів. Також в даному модулі зазначені необхідні довідники подій, що відбуваються з переміщенням, витратами та прибутками виробів: оприбуткування, використання, переміщення, інвентаризація, реєстр залишків. 

Мал. 1 - Модуль ТМЦ (приклад)

• Довідник "Матеріально - відповідальні особи"

В довіднику "Матеріально - відповідальні особи" вказуємо перелік спеціалістів, які будуть проводити облік, надходження та списання товарно-матеріальних цінностей ЛЗ (мал. 2).

Мал. 2 -  Заповнення довідника " Матеріально - відповідальні особи" (приклад)

• Довідник "Склади"

Для створення складу/мсця зберігання в довіднику "Склади" натисніть кнопку "Створити" (мал. 3).

Мал. 3 -  Приклад заповнення картки складу

Таблиця 1

• Налаштування видимості складів

• Якщо обрати СПЕЦІАЛІСТ, то в полі "Спеціалісти*" потрібно обрати тих працівників, які будуть проводити будь-які операції руху ТМЦ (оприбуткування, переміщення, використання чи інвентаризацію) по даному складу.
• Видимість з типом ВІДДІЛЕННЯ потрібно додати лише, якщо списання ТМЦ буде проводитись медичними працівниками певного відділення ЛЗ з ЕМК чи карток медичних записів конкретних пацієнтів з залишків саме цього складу.

Мал. 4 - Приклад заповнення блоку "Видимість" у картці складу

Для створення нової групи номенклатури перейдіть в довідник "Групи номенклатури" та натисніть кнопку "Створити". У вікні, що відкриється вкажіть код групи, її назву та за необхідності оберіть назву групи, якій зі створених раніше груп буде підпорядковуватись дана група (мал. 5).

Мал. 5 - Заповнення довідника "Групи номенклатури" (приклад)

Далі натисніть кнопку "Зберегти і закрити". Групу номенклатури додано.

Група довідників "Одиниці вимірювання" складається з двох довідників:

• Групи одиниць вимірювання
• Одиниці вимірювання

Довідник "Групи одиниць вимірювання" є стандартизованим і включає такі позиції:

• Звітні періоди
• Одиниці вимірювання вмісту діючої речовини
• Одиниці довжини
• Одиниці маси
• Одиниці об’єму
• Одиниці оперативного планування
• Одиниці площі
• Одиниці часу
• Штучні одиниці

Довідник "Одиниці вимірювання" є стандартизованим з можливістю додати нові одиниці вимірювання за необхідністю.

Для цього потрібно перейти в довідник, натиснути кнопку "Створити" (мал. 6).

Мал. 6 - Приклад довідника "Одиниць вимірювання"

У вікні, що відкриється, заповніть дані (мал. 7).

Мал. 7 - Створення одиниць вимірювання (приклад)

При необхідності внесення складної одиниці вимірювання, необхідно проставити відмітку "Складна одиниця вимірювання" та внести дані в поле "Чисельник*" та "Знаменник" (мал. 8).

Мал. 8 - Заповнення складних одиниць вимірювання (приклад)

В католог номенклатури необхідно додати перелік медичних виробів та лікарських засобів, з якими працює ЛЗ. В процесі роботи з модулем його можна доповнювати за необхідності новими номенклатурними позиціями.

По кожній номиенклатурі в картці довідника заповнюються Артикул; Бухгалтерська назва; Група, до якої належить дана номенклатура; за необхідністю Виробник та Коментар.

Приклад заповнення (див. мал. 9).

 Мал. 9 - Заповнення довідника "Номенклатура" (приклад)

За необхідності, Каталог номенклатури закладу можна заімпортувати в систему з попередньо підготованого Excel-файлу у вигляді таблиці з такими колонками (див. нижче як прикллад для заповнення)

Таблиця 2

В довіднику "Бюджет" вказується перелік джерел, з яких фінансується придбання чи отримання медичних виробів та лікарських засобів (мал. 10).

Мал. 10 - Приклад заповнення довідника "Бюджети"

В довіднику "Виробники" є можливість додати необхідний перелік виробників товарів та матеріальних цінностей, натиснути кнопку "Створити" на головній панелі та додати необхідну назву виробника (мал. 11).

Мал. 11 - Довідник "Виробники"

Для старту роботи з модулем, в систему необхідно внести інформацію про залишки по складах, відділеннях (стркутурних підрозділах) та на постах (у маніпуляційних кімнатах, кабінетах).

Для цього, в реєстрі "Оприбуткування" створити картки оприбуткування залишків датою місяця, що передує даті старту роботи з модулем (тобто якщо починаємо вести облік з 1 січня 2022р, то залишки вносимо на 31.12.2021р)

Номенклатурні позиції можна ввести в кожну картку:

• вручну, як описано в розділі 1,
• заімпортувати з попередньо підготованого Excel-файлу через кнопку "Імпорт"  , розміщену справа від таблиці номенклатур картки Оприбуткування. 

(зразок заповнення файлу є в Анкеті для налаштування модулю, яку можна отримати у відділі впрвадження  МІС)

Зразок для заповнення з прикладом (див.Таблиця 3).

Таблиця 3 

Даний реєстр призначений для внесення залишків на початку роботи з модулем і фіксування накладних про отримання на Головний склад лікарських засобів та медичних виробів для подальшого розподілення між відділеннями та підрозділами ЛЗ.

Для того щоб, оприбуткувати товар на склад ЛЗ, необхідно відкрити реєстр "Оприбуткування" і натиснути кнопку "Створити". У вікні, що відкриється (мал. 12), внести загальну інформацію про оприбуткування (мал. 12, позначка [1]).

Загальні поля картки Оприбуткування:

• Номер – порядковий номер картки в системі, генерується автоматично системою після збереження картки

• Дата - дата отримання ТМЦ на склад
• Склад отримання* - обираємо необхідні дані по складах ЛЗ (перелік з Довідника "Склади").

Звертаємо вашу увагу, що користувач зможе обрати з випадаючого списку всі склади Організації з типом "Склад" або "Відділення"! 

• Постачальник* - текстове поле, для довільного внесення інформації про постачальниках 
• Отримав* - обираємо спеціаліста складу, який отримав ТМЦ за даною накладною
• Відповідальна особа постачальника - текстове поле, для довільного внесення інформації по особі постачальника

• Погодив - обираємо спеціаліста, який погодив дане оприбуткування

Натиснути "Зберегти" (мал. 12, позначка [2]).

Мал. 12  - Приклад створення картки оприбуткування

Після внесення загальних даних, заповнюємо другий блок картки та вносимо оприбуткуавання необхідної номенклатури, натиснувши кнопку "Створити"

Після цього можемо додавати по черзі номенклатури (мал. 13), які ми отримали по даній накладній, обираючи з каталогу по назві чи артикулу та заповнюємо одиниці вимірювання, кількість, ціну, вимагається (за необхідності сформувати для накладну (вимогу)), серію, термін придатності та джерело фінансування. Вартість система розрахує сама. Натискаємо "ОК".

Якщо потрібної номенклатури немає у Каталогу номенклатури її можна додати через кнопку   (мал. 13). У формі, що з'явиться, необхідно заповнити відповідні поля (мал. 9).

Для розширеного пошуку, натискаємо на лупу

Мал. 13 - Приклад додавання номенклатури в картку оприбуткування

В блоці "Документ (Номенклатурний)" (3) для формування Реєстр отриманих прибуткових накладних потрібно вказати тип документу Накладна прибуткова та зазначити її номер (мал. 14).

Мал. 14 - Приклад заповненої картки "Оприбуткування" 

Після внесення всього переліку по накладній, перевіряємо внесену інформацію і натискаємо "Зберегти і закрити". Товар оприбутковано.

В реєстрі залишків сформувались картки з інформацією про наявність товару на складі-оприбуткування.

Система дає можливість завантатажити дані у картку Оприбуткування, а також Переміщення, Використання за допомогою кнопку "Імпорт"  чи вивантажити їх кнопку спецдії "Експорт"   (мал. 15).

Мал. 15 -  Спецдії Імпорту/експорту даних з документів руху

Для друку документів картки "Оприбуткування" переходимо у вкладку "Друк" і обираємо потрібний документ (мал. 16).

Мал. 16 -  Друк документів (картка "Оприбуткування")

Відкриється документ для перегляду і друку (мал. 17).

Мал. 17 - Приклад друкованої форми у форматі Word

Аналогічна функція передбачена для реєстрів Перемещення, Використання та Інвентаризції.

Реєстр призначений для фіксування руху товару з одного складу (наприклад, з головного) на інші склади (або відділення, пости, кабінети).

Після здійснення оприбуткування можемо тепер видати отримані товари на склади структурних підрозділів ЛЗ (відділення, амбулаторії, пости, кабінети тощо).

Для цього переходимо в реєстр Переміщення, натискаємо кнопку "Створити".

У картці, що відкриється (мал. 18), вказати:

• Дата - дата створення переміщення
• Склад-видачі* - обираємо необхідні дані по складу, що видає товар (наприклад, Головний склад ЛЗ, інформація з Довідника "Склади")
• Склад-отримання* - обираємо скад, який отримав товар (або віддлілення, яке отримало номенклатуру, інформація з Довідника "Склади")

Звертаємо вашу увагу, що як склад-видачі користувач може обрати лише ті склади, для яких в нього налаштовано видимість  (див. вище Налаштування видимості складів), а як склад-отримання будь-який склад організації!

• Видав* - обираємо обираємо спеціаліста, який видав товару зі складу

• Погодив* - обираємо обираємо спеціаліста, який погодив видачу товару
• Отримав* - обираємо спеціаліста, який отримав товар

• Далі натискаємо кнопку "Створити" щоб додати номенклатурні одиниці, які передаємо на склад-отримання.

Мал. 18 - Приклад заповнення картки переміщення

У картці, що відкриється, за допомогою кнопки "Пошук"  (мал. 19, позначка [1]) можна побачити залишки по складу і обрати необхідні для переміщення позиції  (мал. 19, позначка [2,3]). Сформувавши перелік для видачі, відредагуйте колонку "Кількість"  (мал. 19, позначка [4]), вказавши необхідну для видачі кількість. Натискаємо "Ок".

Мал. 19 -  Приклад заповнення картки переміщення (блок "Номенклатура")

В картці "Переміщення" також є можливість вказати номери супровідних документів в блоці "Документ (Номенклатурний)" (мал. 20).

Для формування Додатку 4 Реєстр виданих накладних вимог потрібно захначити номер Накладної(вимоги

Мал. 20 -  Створення документу номенклатурного (картка "Переміщення")

Після внесення всіх даних натискаємо "Зберегти і закрити".

Переміщення між складами проведено.

В реєстрі залишків сформувались картки з інформацією про наявність товару на складі-отримання.

Для друку, наприклад, Накладної (вимоги) з картки "Переміщення", у вкладці "Друк" обираємо потрібний документ (мал. 21).

Мал. 21 - Друк документів (картка "Переміщення")

Якщо аналогічний перелік номенклатур потрібно видати на інший склад, замість кнопки "Зберегти і закрити" можна скористатись спецдією "Зберегти та копіювати", яка збереже попередню картку переміщення та створить нову для створення Переміщення на інший склад-отримання.

•  Списання з реєстру "Використання"

Для проведення списання/використання ТМЦ з реєстру "Використання", переходимо в реєстр "Використання", натискаємо кнопку "Створити".

У картці, що відкриється (мал. 22), потрібно вказати склад, з якого буде проводитись списання/використання, тип та підставу списання та натиснути кнопку "Зберегти".

Опис полів картки:

• Дата - дата проведення факту списання
• Місце зберігання* - обираємо необхідний склад зберігання ЛЗ (інформація з Довідника "Склади")

Звертаємо вашу увагу, що в полі Місце зберігання* користувач може обрати лише ті склади, для яких в нього налаштовано видимість  (див. вище Налаштування видимості складів)!

• Видав* - обираємо спеціаліста, який проводить дане списання
• Погодив - обираємо спеціаліста, який погодив дане списання
• Тип списання* - причина списання, не пов'язана з ЕМК пацієнта

• Інше - підстава для списання не пов'язана з пацієнтом і є текстовим
• Амбулаторна картка пацієнта
• Стаціонарна картка пацієнта
• Імунізація пацієнта
• Медичний запис пацієнта, напрклад, протокол гемодіалізу

• Підстава* - вказуємо причину списання.

Мал. 22 - Картка реєстру "Використання" (приклад)

Далі за допомогою кнопки "Створити" додаємо номенклатурні одиниці, які списуємо/використовуємо.

Мал. 23 - Приклад пошуку та формування переліку для списання

В картці "Номенклатура (Пошук)" (мал. 23), задаємо необхідні параметри (або декілька параметрів): артикул, група, бухгалтерська назва та натискаємо "Пошук" (мал. 23, позначка [1]). Також пошук можливий без попереднього внесення параметрів. Якщо натиснути "Пошук", система відобразить всі залишки по складу. Далі обираємо необхідне найменування  (мал. 23, позначка [2]) і натискаємо "Додати до списку"  (мал. 23, позначка [3]). Пункти 2-3 повторюємо доки не додамо весь перелік для списання.

Потім необхідно вручну проставити кількість одиниць для списання, так як система автоматично ставить 1, яку за необхідності можна відредагувати.

Для видалення помилково внесеної номенклатури, виділяємо необхідне додане найменування і натискаємо на кнопку "Видалити"

Після списання всієї необхідної номенклатури, натискаємо "Ок" (мал. 23, позначка [5]).

Повертаємось в картку Використання, в яку за необхідності можна додати перелік супровідних документів в блоці "Документ (Номенклатурний)" (мал. 24).

Мал. 24 - Створення номенклатурного документу (картка "Використання")

Після внесення всіх даних натискаємо "Зберегти і закрити".

Списання проведено.

В реєстрі залишків сформувались картки з інформацією про наявність товару на складі-отримання.

Якщо аналогічний перелік номенклатур потрібно списати з іншого складу і чи з іншою підставою списання, замість кнопки "Зберегти і закрити" можна скористатись спецдією "Зберегти та копіювати"  , яка збереже попередню картку використання та створить нову для проведення списання. Скопійовану карту, при потребі, можливо редагувати.

Реєстр залишків (мал. 30) формується автоматично і необхідний для моніторингу залишків ТМЦ по складах. Картки реєстру залишків доступні лише на перегляд. Всі поля картки заблоковані. Для перегляду картки реєсту оберіть певну номенклатурну позицію (мал. 30, позначка [2]) та натисніть "Відкрити"  (мал. 30, позначка [3]).

Мал. 30 - Реєстр залишків

Мал. 31- Картка реєстру залишків

Також в реєстрі є можливість експорту залишків товару в Excel-файл через кнопку спецдії "Експорт залишків"   в Реєстрі залишків (мал. 30, позначка [4]).

При необхідності проведення звірки залишків по складу з даними, внесеними в систему на поточну дату потрібно скористатись реєстром Інвентаризації. Для проведення події "Інвентаризація" перейдіть в одноіменний реєстр та натисніть кнопку "Створити".

У картці інвентаризації (мал. 32) оберіть склад, по якому буде проведено інвентаризацію.

Мал. 32 - Картка реєстру "Інвентаризація" (приклад)

Опис полів картки:

• Дата - дата проведення факту інвентаризації.
• Місце зберігання* - обираємо необхідний склад зберігання ЛЗ (інформація з Довідника "Склади")
• Відповідальний* - система автозаповнить користувачем системи, що створює картку. За необхідності можна змінити

Натисніть на кнопку "Створити" для проведення звірки даних.

У вікні, що відкриється (мал. 33), натисніть на кнопку "Пошук" (мал. 33, позначка [1]). для відображення залишків по складу і натисніть на кнопку "Додати до списку"  (мал. 33, позначка [2]), щоб додати усі залишки по складу у нижній блок картки для звірки.

У колонці "Наявно" вкажіть кількість фактично наявних на складі одиниць даної номенклатури, у разі її невідповідності очікуваній кількості.

Після звірки і коригування наявної кількості по номенклатурах натискаємо "Ок".

Мал. 33 - Проведення Інвентаризації (приклад)

В карті "Інвентаризація" також є можливість додавання типу документу в блоці "Документ (Номенклатурний)" (мал. 34).

Мал. 34 - Створення документу номенклатурного (картка "Інвентаризація")

За необхідності роздрукувати акт інвентаризації перейдітьу вкладку "Друк", обиріть потрібний документ (мал. 35).

Мал. 35 - Друк документів (картка "Інвентаризація")

• Редагування кількості

Наразі в системі є можливість змінити кількість одиниць, які було отримано чи використано певним складом. Для цього потрібно відкрити картку залишку даної номенклатурної позиції, обрати рядок з потрібним документом руху (мал. 36, позначка [1]), натиснути на кнопку "Редагувати" (мал. 36, позначка [2]), вказати правильну цифру в полі "Нова кількість" (мал. 36, позначка [3]) (число має бути більше нуля). Натиснути "Ок" (мал. 36, позначка [4]).

Мал. 36 - Приклад адміністративного коригування кількості

Ситема видасть повідомлення про внесення змін у залишок.

Кількість буде відкориговано як в картці залишку так і в документі, з якого вносились першочергові дані про рух (в даному випадку – Використання № 8 від 13.07.22року).

• Видалення позиції з документу руху (оприбуткування, переміщення, використання чи інвентаризації)

Якщо певну позицію було помилково внесено до певного документу руху, її можна видалити відкривши картку залишку по даній номенклатурі, обрати потрібний рядок (мал. 37, позначка [1]), натиснути "Видалити" (мал. 37, позначка [3]) і так (мал. 37, позначка [4]).

Мал. 37 - Приклад видалення даних по даній позиції

Для формування звіту, необхідно обрати потрібний звіт та задати всі параметри пошуку, натиснути на "Перегляд" (мал. 38).

Мал. 38 - Приклад роботи зі звітами

Для друку, збереження данних та інших налаштувань звітів, необхідно використовувати кнопки спецдії звіту (мал. 38, позначка [1, 2, 3]).

Звіт показує загальний залишок по кожній номенклатурній позиції з можливістю перегляду деталізації інформації в розрізі складів.

Мал. 47 - Перегляд залишків

При формуванні звіту слід звернути увагу на певні нюанси формування параметрів.

При виборі параметра "Включно з підпорядкованими":

• якщо обрати "ні", то кожен склад буде відображено як окреме місце зберігання і всі переміщення на склади з типом Пост, Кабінет, Маніпуляційна кімната будуть рахуватись як окреме надходження, що призведе до загального збільшення оборотів по складах ЛЗ
• якщо брати "так", то звіт буде формуватись аналогічно Додатку 6 (тобто дані по складах з типом відділення будуть формуються включно з даними щодо залишків та використання по постах чи кабінетах даного відділення).

Мал. 48 - Сальдо-оборотна звітність

Відображає інформацію про використання лікарських засобів та медичних виробів як по конкретному складу та і по групі складів як і Звіт про використання лікарських засобів та медичних виробів. В даному звіті просто трохи інший формат даний.

Звіт можна сформувати як по конкретному складу так і по всіх складах закладу.

Мал. 49 - Списання за період